[Hướng dẫn] Tổ chức và điều hành làm việc từ xa dành cho doanh nghiệp nhỏ

[Hướng dẫn] Tổ chức và điều hành làm việc từ xa dành cho doanh nghiệp nhỏ

Gần đây, Remote work đang là chủ đề nóng được các doanh nghiệp bàn luận rất sôi nổi, nhưng đa số các bài viết nêu nổi bật các case study áp dụng cho một team làm việc và các công cụ để remote work. Tuy nhiên khi muốn áp dụng làm việc từ xa trên quy mô toàn doanh nghiệp thì sao? 

Trong bài này sẽ gợi ý cho bạn cách giải quyết phù hợp, mong rằng sẽ giúp các chủ quản lý có lời gợi ý về cách điều hành công ty trong mùa Covid-19 đang biến động rất phức tạp. 

remote work

I/ Hai cấp độ làm việc từ xa 

Có hai cấp độ đó chính là: Nhóm làm việc và toàn bộ doanh nghiệp. Làm việc theo nhóm thì việc quản lý trở nên dễ dàng hơn rất nhiều vì mọi thứ chỉ xoay quanh "công việc". Việc áp dụng các công cụ vì thế mà cũng nhẹ nhàng hơn, các công cụ chính cần thiết cho một nhóm làm việc từ xa có thể kể đến như:

  • Công cụ meeting online: Google hangouts
  • Công cụ chat nhóm: Zalo
  • Soạn thảo văn bản: Google suite
  • Công cụ giao việc: Trello

Nhưng để lên kế hoạch cho toàn bộ doanh nghiệp làm việc từ xa, mọi việc sẽ phức tạp hơn khi có sự tham gia của các nhóm, phòng ban có chức năng khác nhau: Sales, HRM, kế toán, nhân sự, cộng tác viên, support khách hàng..Lúc này doanh nghiệp sẽ cần đến:

  • Một quy trình chi tiết áp dụng cho từng phòng ban
  • Các quy định để các thành viên tuân thủ và không phá vỡ kỷ luật
  • Một công cụ quản lý nội bộ đầy đủ công năng như 1 office offline

Những nội dung trên chắc chắn nằm ngoài phạm vi của những công cụ quản lý công việc thông thường.

II/ Castudy điều hành và tổ chức toàn bộ doanh nghiệp từ xa

1. Các công cụ sử dụng cho làm việc từ xa

Để vận hành một doanh nghiệp cơ bản online bạn có thể sử dụng 4 nhóm công cụ được đề xuất dưới đây.

Lựa chọn công cụ cho doanh nghiệp sẽ khác hơn cho nhóm làm việc vì sự có mặt công cụ quản lý nội bộ doanh nghiệp. Việc lựa chọn rất quan trọng cần đảm bảo rất nhiều yếu tố: Đầy đủ công năng như một office offline, dễ sử dụng và phải có "chỗ ngồi làm việc" cho tất cả các nhóm trong công ty. Vậy thì cách để bạn chọn một phần mềm quản lý nội bộ như thế nào là hợp lý? Cần dựa trên 4 mối quan tâm chính của doanh nghiệp nhỏ đó là:

(1) Khách hàng: Doanh nghiệp nhỏ luôn cần nhiều khách hàng hơn để tăng trưởng, đây là ưu tiên số một
(2) Công việc: Muốn doanh nghiệp vận hành ổn định thì mọi thứ cần cụ thể hóa bằng công việc và deadline
(3) Tài chính: "Có thực mới vực được đạo"- doanh nghiệp nhỏ mà không nắm chắc tình hình tài chính hàng ngày thì đã tự ném mình vào rủi ro
(4) Nhân sự: Không cần cầu kỳ nhiều tính năng, chỉ cần nắm được thông tin nhân sự, tình hình nghỉ phép, thời gian làm việc, chỉ tiêu KPI, bảng lương ...là đủ

Như trên hình, SlimCRM là phần mềm được đề xuất vì đây là giải pháp tích hợp khá đầy đủ tính năng: Quản lý cơ hội / khách hàng, công việc / dự án, thu /chi, nhân viên, tri thức nội bộ..Lý tưởng để trở thành work place online cho doanh nghiệp

2. Quy định làm việc từ xa

Để việc áp dụng Remote work mang lại hiệu quả và không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài, trước hết bạn sẽ cần phải lên một list các quy định áp dụng cho tất cả các thành viên cho công ty, điều này giúp cho việc hoạt động làm việc trong khuôn khổ và kỷ luật không bị phá vỡ. Bạn có thể tham khảo list quy định sau:

  • Tuân thủ quy trình: Không bỏ xót bất cứ công việc đã đề ra. Nếu bạn làm việc trái quy trình sẽ mất kiểm soát và giảm hiệu quả
  • Không giao việc và báo cáo qua chat hay email: Công cụ chat chỉ để trao đổi & thảo luận nhanh, không dùng để mô tả kết quả công việc hay báo cáo tiến độ công việc. Tất cả các phòng ban phải sử dụng SlimCRM để giao việc
  • Mô tả công việc rõ ràng: Không viết tắt, viết sai chính tả, chi tiết hóa theo từng đầu việc để dễ theo dõi tiến độ
  • Tuân thủ deadline chặt chẽ: Không để team mất kỷ luật về mặt thời gian
  • Cập nhật tình trạng công việc hàng ngày: Bắt buộc báo cáo công việc trên SlimCRM
  • Đóng khung thời gian: Meeting online đầu ngày qua Google hangouts chỉ từ 30 - 60 phút là tối đa.
  • Tài liệu hóa: Mọi kinh nghiệm kinh doanh, tình huống xử lý lỗi đều được tài liệu hóa và chia sẻ tới mọi thành viên trong SlimCRM

3. Quy trình làm việc từ xa

Để duy trì hiệu suất làm việc cho toàn công ty, bên cạnh các quy định trên bạn cũng cần xây dựng bộ quy trình làm việc từ xa. Duy trì họp buổi sáng như thường lệ giữa các phòng ban thông qua các công cụ như Hangouts sẽ giúp củng cố tinh thần làm việc cho nhân viên, đặc biệt khi làm việc từ xa thì việc tương tác với đồng nghiệp là cần thiết.

Quy trình sau được đề xuất cho các nhóm như: Kinh doanh,Hỗ trợ khách hàng, Marketing, Kế toán và Hành chính, Cộng tác viên và cho Cấp quản lý, cụ thể:

Hi vọng bài viết này sẽ giúp các bạn có một cái nhìn đúng đắn hơn và xác định giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp mình. Mọi góp ý xin được ghi nhận dưới comment để bài viết hoàn thiện hơn.

Slide chi tiết "Tổ chức và điều hành làm việc từ xa cho doanh nghiệp nhỏ" xem tại: http://bit.ly/2W0VAh2

Credit: Team content SlimCRM.vn

Bình luận